Сергей Шевчук

Партнёр проекта VPharma
Второе звено – Управление запасами
Ответим на вопросы: Какие товары и сколько закупать? Что даёт бизнесу автоматизация управления запасами?


В предыдущей статье мы рассмотрели правила построения ассортиментной матрицы. Но остаются важные вопросы: Когда, что и сколько покупать? Сегодня во многих аптечных сетях на эти вопросы отвечает руководитель аптеки – заведующая. Приходилось слышать:

«Покупаю, когда есть свободное время».

«Смотрю отчёт по продажам за предыдущий день плюс то, что мне на бумажке принесут фармацевты».

«Если продали последнюю упаковку, то отклеиваем от неё ценник и кладём на стол заведующей».

«Покупаю, чтобы хватило на неделю, на месяц».

«Покупаю сразу на месяц, чтобы меньше разных серий держать в аптеке».

«Приходит медицинский представитель раз в неделю, и мы с ним делаем заказ».

На очередном заседании Российской ассоциации аптечного маркетинга, проходившего в декабре в рамках форума "Аптека 2016", было отмечено, что 43% отказов покупателям связаны с отсутствием препарата в аптеке.

Рассмотрим примеры динамики изменения складского остатка.

На графике показан товар с высокой динамикой продаж. Но товарный остаток достиг нулевого значения в конце октября. Далее закупили незначительное количество, которое было продано через два дня. Дальше дефектура. Это означает, что аптека с начала ноября перестала зарабатывать деньги на продаже этого товара. Не редко покупатель отказывается покупать остальные товары из списка, если один товар отсутствует.
На этом графике видно, что поддерживается слишком большой товарный запас, который достигает значения, близкого к критическому, только спустя месяц. Кроме того в начале декабря при достаточном количестве товара совершена дополнительная закупка. Это замороженные средства в товарном запасе, которые могли пойти на закупку дефектуры по предыдущему графику.

По этому графику видно, что из-за неравномерности закупок товар успевает попадать в дефектуру. А в начале декабря принимается решение закупить дополнительное количество товара при достаточном товарном запасе. Т.е. получаем регулярно и периодическую дефектуру и замороженные средства в товарном запасе.

Основные проблемы не систематизированных заказов:

1. Решение, что и сколько закупить по сети, принимает множество людей, основываясь на субъективном представлении о бизнес-процессе.

2. Не эффективно работают средства компании, которые вложены в товарные излишки, растёт оборачиваемость товарных запасов.

3. Не вовремя сделанный заказ товаров влечёт риск купить остатки по высоким ценам.

4. Своевременное пополнение запаса перед маркетинговыми акциями не контролируется, что снижает эффективность мероприятий.

Структура звена:


Правила расчёта потребности

Товары продаются, их запасы надо возобновлять. Ничего нового. Но продаются они с разным количеством упаковок или штук в день, поставляются в аптеки с разной скоростью доставки. Для каждой торговой точки важно, чтобы из запланированного ассортимента по запросу покупателя всегда был в наличии товар. И товара было ровно столько, сколько нужно. Идеальная ситуация: к закрытию аптеки на остатках количество товара равно нулю, к открытию аптеки есть всё необходимое. Но оборачиваемости в один день в этом бизнесе ещё никто не достигал. Такое возможно в пункте выдачи заказов при легализации интернет-торговли.

Что должны включать правила расчёта потребности?

1. Оборачиваемость или анализ скорости продаж каждого товара в конкретной торговой точке за расчётный период. Период для расчёта выбирается в зависимости от динамики продаж товаров. Товары разделяются на продающиеся каждый день, каждую неделю, каждый месяц и т.д. Важно правильно выбирать период расчёта скорости продаж. Если для товаров, продающихся более 1 штуки в день выбирать период изменения скорости продаж месяц, то краткосрочные изменения продаж будут сглажены слишком большим периодом расчёта. Это приведёт к дефектуре или излишним товарным запасам.

Например, есть статистика продаж Товара по дням в упаковках.

Если период расчёта скорости продаж взять 2 недели, то получим среднее значение скорости продаж, равное 8,5 упаковки. При таком товарном запасе с 7 января в аптеке начнётся дефектура. Период расчёта выбран неверный.

Если период расчёта скорости продаж взять три дня, результаты будут другие:

В этом случае точнее отслеживается тенденция увеличения продаж. Правильно настроенная система будет увеличивать уровень запасов на опережение.

2. В периоде расчёта скорости продаж нужно учитывать только те дни, в которые остатки товара были больше нуля. Допустим, что за неделю продана 1 упаковка. На остатках товар находился всего 1 день из выбранного периода. Если в расчёт взять только этот день, то скорость продаж будет 1 упаковка в день. А если в расчёт взять 7 дней периода, то скорость продаж получится 0,14 упаковки в день. Разница существенная.

3. Настройка логистического плеча. Под логистическим плечом понимается время от заказа товара до доступности его к продаже, включая срок размещения заказа, поставки, оприходования и расценки. Логистическое плечо является буфером, который необходим для бездефектурного наличия товара в аптеке.

4. Отдельный учёт товаров, динамика продаж которых отклоняется от общей статистики. Это сезонные товары или товары, на которые назначаются маркетинговые акции в краткосрочном или долгосрочном периоде. Такие товары могут включаться в группы с соответствующими правилами настройки периода расчёта скорости продажи и минимального уровня страхового запаса.

Таким образом, настройка правил расчёта потребности является важной составляющей в управлении товарными запасами. От этого зависит своевременное обеспечение торговой точки необходимым ассортиментом в нужном количестве в конкретный момент времени.

Автоматизированный заказ

Заказ - это отчёт, в котором отображается, каких товаров и сколько нужно купить на момент формирования отчёта. В современных on-line системах это активный отчёт, который мгновенно реагирует на изменение остатков. А ещё должна быть предусмотрена возможность ручной коррекции заказа по изменению расчётного количества, удалению или добавлению позиций в заказ.

Для удобства принятия решения по коррекции заказа необходимо в отчёте предоставлять информацию о наличии товара, скорости продаж или значении расчётных уровней запасов, количества товаров в пути и т.д. Полезно владеть информацией о прибыли с каждой закупаемой позиции. Тогда при ограниченном времени на оформление заказа или ограничении суммы на закупку товаров большее внимание возможно уделить тем позициям, которые принесут максимум прибыли при своевременной закупке. Удобно применять цветовые градации: например, красным отмечать необходимые к закупке позиции, зелёным достаточное количество товара, серым – излишки. Соответствующие фильтры и сортировки помогут быстро принять решение, что купить, а от каких излишков избавиться.

Вариант отчёта автоматизированного заказа:


Любая система автоматизированного управления товарными запасами должна являться помощником в формировании потребности на закупку. Но ни одна система не может учесть всех особенностей рынка: активности покупательского спроса от рекламы, федеральную или локальную дефектуру у поставщиков, необходимость замены на аналоги и т.д. Коррекция заказа важна в случае, когда каждая аптека отправляет заявку на поставку товара во внешнюю торговую площадку, на которой работают поставщики товаров. Если аптеки пополняют запасы с центрального склада сети, то коррекции заказов аптек может не быть. В этом случае заказ на закупку товаров отправляется центральным складом. Этим обычно управляют менеджеры по закупкам в офисе.

Таким образом, автоматизированный заказ – это отчёт, по которому возможно быстро принять решение что и в каком количестве закупать. После утверждения отчёт должен интегрироваться с внешней торговой площадкой.

Индивидуальные товарные матрицы для аптек

Ассортимент и необходимое количество товара может зависеть от характеристик самих аптек. Например, ассортимент аптеки в торговом центре отличается от ассортимента аптеки в гипермаркете. Ассортимент аптеки с открытой выкладкой может иметь не снижаемый товарный запас по маркетинговым контрактам, превышающий расчётное значение для этой торговой точки. В этом случае аптеки группируют по территориальным, функциональным признакам, по выкладке ассортимента. Это позволяет при открытии новой торговой точки сразу загрузить первоначальные настройки товарного запаса, которые в наибольшей степени будут соответствовать характеристикам этой аптеки.

Таким образом, индивидуальные товарные матрицы позволяют управлять ассортиментом с учётом характеристик аптек и максимально удовлетворять потребности производителя при заключении маркетинговых контрактов по выкладке и наличию товаров в ассортименте.

Выводы:

Автоматизация управления товарными запасами позволяет:

1. Для каждой торговой точки рассчитывать, какие товарные позиции и в каком количестве должны присутствовать в конкретный момент времени;

2. Эффективно управлять ресурсами компании, избегая дефектуры и излишков в товарных остатках;

3. Максимально точно соблюдать условия маркетинговых контрактов по наличию товаров в ассортименте.



Made on
Tilda