Сергей Шевчук

Партнёр проекта VPharma
Третье звено – Управление закупками



Ответим на вопросы: У кого закупать? По каким ценам закупать? Что даёт бизнесу автоматизация закупок?
В предыдущей статье мы рассмотрели автоматизацию управления товарными запасами и отвечали на вопросы: когда, что и сколько закупать? Результатом процесса управления запасами является заказ или файл потребности по конкретной торговой точке. Дальше этот файл можно отправлять Поставщикам, собирать ответную информацию, анализировать её и принимать решение по закупкам. Это долго, а количество ошибок опять зависит от компетенций того, кто закупает товар.

Рассмотрим конкретный пример принятия решения о закупке. В зимний сезон в аптеках пользуется спросом гигиеническая помада. Система автоматизированного заказа предлагает закупить следующие позиции:

Анализируя предложения Поставщиков вручную, появляется следующая информация: есть блок, в котором микс четырёх ароматов по 9 штук, т.е. 36 штук за 860 рублей. Примерно 23,89 руб. за штуку.

Есть второй вариант закупки у другого Поставщика поштучно по 26 руб. за штуку. Таким образом, менеджер рассуждает, что при покупке блока выигрыш составит почти 9%.

В итоге закупается блок №36 за 860 рублей с учётом того, что в сезон всё равно продадутся эти лишние 10 штук.

Идём дальше. Помада входит в группу косметических средств, и в системе ценообразования наценка по этой группе на товары себестоимостью до 100 рублей составляет 50%, а более 800 рублей - 25%. Простые системы ценообразования позволяют строить такие матрицы. Путём несложных вычислений получаем розничную цену за блок 1075 рублей. Используя признак «делимой позиции», получаем цену за одну штуку 29,86 рубля. При закупке по варианту 2, розничная цена составит 39 рублей.



Сравним два варианта по итогам продаж, считая, что за неделю продастся одинаковое количество, а средняя рыночная цена соответствует 37 рублей.
Выводы:

1. На закупку потратили на 184 рубля больше.

2. Прибыль с продаж на 147 рублей меньше.

3. Остатки по этой товарной группе на 228 рублей больше, и эта сумма заморожена в менее ходовом товаре.

4. Анализ товаров по характеристикам ароматов в отчётах затруднён. В отчёт закупок по маркетинговому контракту позиция попадёт как 1 шт. №36, что может не корректно отразиться на маркетинговых бонусах.

Основные проблемы не систематизированных закупок:

1. Решение о закупке принимается субъективно. По практике один и тот же товар может быть закуплен разными аптеками с отклонением цены до 20%.

2. Не учитываются приоритеты по условиям контрактов с Поставщиками.

3. На процесс закупки тратится большое количество времени за которое платит руководство компании.


Структура звена:



Контракты с Поставщиками

Любой Поставщик хочет, чтобы клиент покупал много и дорого, а платил вовремя. А ещё лучше покупал по предоплате. Розничная сеть хочет покупать по низким ценам, с эксклюзивом на ходовые позиции, с максимальной отсрочкой и с доставкой товаров в каждую торговую точку. Конкуренция на рынке Поставщиков и аптек приводит к постоянному поиску компромиссов. Стороны в зависимости от своего веса на региональном или федеральном рынке стараются установить правила игры. Искусство ведения переговоров менеджмента закупок или коммерческого директора позволяет получить условия, отклоняющиеся от правил. На конкурентном рынке так было и будет всегда.

Цель заключения контрактов с Поставщиками – наличие в торговых точках необходимого ассортимента в нужных количествах на лучших условиях поставок.

Сколько нужно контрактов?

Контрактов должно быть столько, чтобы не испытывать дефектуры в товаре. При этом слишком большое количество Поставщиков одних и тех же товаров размывает оборот по каждому из них, что снижает привлекательность розничной сети как клиента. Если контрактов мало, то это позволяет Поставщикам ужесточать условия закупок.

Какие условия важны в контрактах?

Главное в контракте на поставку – это коммерческие условия, которые определяют бизнес Поставщика и Покупателя в дальнейшем. При заключении сделок встречаются компании, которые начинают долго обсуждать и согласовывать второстепенные детали по условиям штрафов за невыполнение обязательств. Со стороны получается, что партнёры собираются не взаимовыгодным бизнесом заниматься, а бороться в судах, доказывая свою правоту и тратя ресурсы.

Важно следующее:

- Условия покупки товаров: цены или типы прейскурантов, условия поставки (доставка, самовывоз, минимальная партия на торговую точку), сроки поставки с момента заказа, эксклюзив на закупку или присутствие в сети.

- Условия оплаты за поставленный товар: отсрочка, бартер, предоплата полная или частичная, оплата по реализации, плавающая отсрочка с учётом сезонности и другие более специализированные схемы. Иногда оплата в течение 10 дней после реализации товара для Поставщика выгоднее, чем отсрочка, например, на 30 дней. Важно это доказать на цифрах.

- Бонусные преференции, например, от объёма закупок или досрочной оплаты.

- Документооборот: бумажный, электронный, смешанный.

- Действия по рекламациям: недостача, излишки, пересорт, брак.

- Действия и санкции при нарушении обязательств сторонами.



Таким образом, контракты с Поставщиками определяют возможность ведения бизнеса по закупке товаров в нужном ассортименте по конкурентным ценам, позволяют достигать условий, при которых розничная сеть вкладывает в товарный запас минимальные средства (это зависит не только от заключаемых контрактов).

Настройка правил распределения заказов по Поставщикам

Казалось бы, есть заказ, есть контракты. Остаётся выбрать лучшие условия и купить нужное. Но вручную это не так просто сделать.



Что выгоднее? Купить товар за 100 рублей и с отсрочкой 30 дней или за 101 рубль и с отсрочкой 60 дней?

А если оборачиваемость этого товара составляет 15 дней? А если 70 дней?

А если спрос на товар эластичен по цене?

Нет никакой универсальной системы, которая примет правильные решения в любой ситуации. Автоматизация и настройка правил должны стать помощником в базовых процессах закупки, а исключения из правил выводить в ручное принятие решения.

На фармацевтическом рынке существует множество электронных торговых площадок, которые помогают сделать правильный выбор в закупке. Можно создать и свою такую площадку, если розничная сеть крупная. В противном случае содержать этот сервис дорого. Одной из ценностей таких площадок являются справочники сопоставлений номенклатуры розничной сети с номенклатурами Поставщиков. Этот механизм сопоставления позволяет оперативно распределить заказ по лучшим предложениям и не тратить много времени на эту процедуру.

Закупки могут осуществляться в активном – тендерном или в пассивном режиме.

В первом случае розничная сеть размещает консолидированный заказ, а Поставщики предлагают цены. На таких площадках возможен сервис по аукционам, когда видна минимальная цена, которую могут «перебить» другие участники тендера. Плюс такого типа закупки в возможности получить максимально низкую цену рынка на товары, т.к. Поставщики для крупной сети назначают отдельного менеджера для работы с тендером. Минус в том, что при малом количестве предложений, Поставщик, который мог бы предложить более низкую цену, может подстроиться под более высокое ценовое предложение конкурента.

Во втором случае Поставщики размещают ценовые предложения для клиентов. Розничная сеть загружает заказы, которые распределяются по Поставщикам по заданным правилам.

Важные элементы настроек в системе автоматизированных закупок:

1. Настройка приоритетов по Поставщикам в зависимости от условий контракта: отсрочка, доставка и т.д. Обычно устанавливается понижающий или повышающий коэффициент на ценовое предложение Поставщика.

2. Минимальный заказ на торговую точку, меньше которого Поставщик не повезёт заказ. Если система показывает, что по Поставщику заказ меньше минимальной суммы, то принимается решение расформировать заказ по другим Поставщикам или увеличить заказ до минимальной суммы.

3. Настройка остаточного срока годности. Если срок годности меньше заданного то закупка переходит на следующего по приоритету Поставщика. Отклонение подкрашивается цветом для возможности принятия решения вручную.

4. Кратность заказа – минимальное количество по позиции, которое может быть закуплено. Есть товары, которые отпускаются заводскими упаковками.

5. Доля заказываемого количества от остатка у Поставщика. Обычно критерий выставляется в процентах во избежание отказа, если товар закончится. Например, закупать, если заказ составляет 10% от остатка.

6. Отклонение от средней или последней закупочной цены. Товары, которые не войдут в коридор отклонений выпадают в список ручного принятия решения.

7. Может работать правило распределения заказа по Поставщикам в зависимости от прибыли по строке заказа и оборачиваемости строки при ограничении суммы закупки. Это позволяет закупать в первую очередь позиции с высокой маржинальностью и оборачиваемостью при ограничении ресурсов на закупку товаров.



Таким образом, создание и настройка правил распределения заказов по Поставщикам позволяют оптимизировать закупку в автоматическом режиме и отметить отклонения из правил для возможности ручного принятия решения.


Автоматизация приёмки поступлений

В среднюю аптеку в день может приходить 5-7 поставок, в которых содержится от 20 до 50 строк товарных позиций. Принимать это вручную слишком затратно по времени. К тому же приёмка усложняется необходимостью ввода сроков годности, ряда параметров для ЖНВЛП и т.д.

Если система интегрирована с торговой площадкой, то удобно получать накладные поступлений в электронном виде. В этих накладных уже содержатся все необходимые параметры, суммы сходятся с бумажным экземпляром. Остаётся сверить загруженную номенклатуру с фактической, проверить соответствие суммы и сверить фактическое поступление с электронным. Накладные могут загружаться из электронной площадки, из сервиса, куда документы присылают Поставщики или просто из электронной почты.



Например, в VirtualPOS один раз настраивается шаблон сопоставления информации в колонках накладной Поставщика с соответствующими полями системы приёмки товара. Далее каждая новая накладная автоматически будет сопоставляться в системе. После сверки электронного поступления с фактическим, остаётся нажать кнопку Принять. Для расчёта цен нажать кнопку Расценить. Товар сразу становится доступным к продаже. По поступлению может быть распечатан протокол согласования цен ЖНВЛП, новые ценники и т.д.



Автоматизация приёмки поступлений экономит ресурсы сотрудников и исключает ошибки, возможные при ручном вводе многочисленных параметров поступления.



Контроль закупки аналогов

В статье, рассказывающей о товарной матрице, мы затронули тему аналогов. Это товарные позиции с одним МНН, одной формы выпуска и дозировки, но разных Производителей. Чтобы не закупать множество похожих позиций, можно определить главную позицию из группы аналогов, а по остальным установить рейтинги или приоритеты. Если электронная площадка поддерживает закупку аналогов по рейтингам, то при отсутствии у Поставщиков главной позиции-аналога система будет искать следующую по приоритету позицию и так далее.

Сколько должно быть аналогов и какой глубиной формировать рейтинги, решает руководство розничной сети на основе важности позиции в ассортименте, условий маркетинговых соглашений и т.д.

Система VirtualPOS успешно интегрируется с электронной площадкой Медлайн, на которой есть возможность настройки необходимых правил распределения заказов.


Выводы:

Автоматизация системы управления закупками:

Позволяет оперативно закупать необходимое количество товара с учётом критериев лучшей цены, условий контрактов с Поставщиками, особенностей отгрузок некоторых видов продукции, сроков годности и т.д.

Минимизирует ошибки, которые неизбежны при ручном заказе.

Экономит ресурсы компании на закупку и оприходование товаров.

Сокращает время от закупки до поступления товара в продажу.

Made on
Tilda